Onlinekonferenz

Nutzung für die Arbeitswelt

Im Rahmen der Digitalisierung leben und arbeiten nicht zwingend alle Mitglieder einer Arbeitsgruppe oder Mitarbeiter eines Unternehmens im selben Gebäude oder in der selben Stadt, im selben Land oder auf dem selben Kontinent. Immer mehr Menschen leben als Digitaler Nomade und arbeiten projektbezogen mit verschiedenen Personen. Hier ist die Online- oder Webkonferenz ein wichtiges Arbeitsmittel, um mit 2 oder mehr Personen gemeinsame Projekt zu besprechen oder Arbeitsschritte abzustimmen. Vor allem ist der soziale Aspekt der Teamarbeit mit diesem Medium nicht zu verachten: Die „Kollegen“ von Angesicht zu Angesicht kennen lernen. In beiden Fällen, ob innerhalb eines Unternehmens oder bei organisationsübergreifender, projektbezogener Arbeit, müssen Arbeitsprozesse gemeinsam durchgeführt und zu einem guten und stimmigen Ergebnis geführt werden. Dies ist zum Teil über E-Mail oder Telefon möglich, kann jedoch mehr Zeit in Anspruch nehmen und zu Missverständnissen führen (viele Menschen benötigen neben dem auditiven Anteil auch einen visuellen, um Informationen aufzunehmen und zu speichern).

Benötigte Tools

Für die Teilnahme wird ein Internetzugang, ein internetfähiges Endgerät mit Webcam und ggf. ein Headset benötigt. Es gibt verschiedene Onlinetools, mit welcher eine Konferenz durchgeführt werden kann. Die Auswahl des Arbeitsprogramms / App hängt von der Teilnehmergröße ab und wie häufig dieses Werkzeug genutzt werden soll oder auch welche Datenmengen übertragen werden. Hier gibt es verschiedene Anbieter (z.B. zoom oder blizz). Seitens des Onlinetools werden rechtzeitige Einladungen an die Teilnehmer und die Zugangsdaten versendet (natürlich sind auch kurzfristige Konferenzen möglich). Der Vorteil dieser Art der Konferenz ist die räumliche und zeitliche Flexibilität. Weder ist die Konferenz an einen bestimmten Ort noch an eine bestimmte Zeit (sei es Bürozeiten im Unternehmen noch an Öffnungszeiten externer Veranstaltungsorte) gebunden. Dies macht natürlich auch die Kosten und Zeitplanung für ein Unternehmen und die Teilnehmer skalierbar – es entstehen keine Kosten für einen Raum der Reise-, Hotel- und Verpflegungskosten. Ebenfalls verbringen die Teilnehmer keine Zeit mit der Reise an sich und zudem kommt noch der Umweltaspekt hinzu: durch nicht benötigte Flüge wird der CO² Ausstoß verringert.

Funktionen der Apps/ Programme

Die Apps und Programme für Onlinekonferenzen bieten die Möglichkeit, in einer großen Gruppe gemeinsam zu arbeiten. Zusammen mit den Einladungen werden meist auch die Zugangsdaten verschickt, mit denen sich die Teilnehmer zur Startzeit der virtuellen Konferenz einloggen können. Generell können sich alle Teilnehmer hören (der Moderator kann dies ggf. separat steuern, d.h. er kann Teilnehmer stumm schalten z.B. bei vielen Hintergrundgeräuschen) und über eine Splitscreen-Funktion, welche die meisten Programme anbieten, auch alle Teilnehmer füreinander sichtbar machen. Bei Onlinekonferenzen gibt es einen Moderator, welcher die „Steuerung“ übernimmt. Allerdings kann diese Rolle auch unter den Teilnehmern wechseln. Es wird auch die Option eines Konferenzraums angeboten, der von z.B. nur zwei Teilnehmern genutzt wird, um sich auf einen Arbeitsabschnitt zu fokussieren. Ebenso können in der Konferenz Telefongespräche angenommen oder nach außen geführt werden, um Fragen zu klären und ohne Informationsverlust alles Teilnehmer auf den gleichen Stand bringen. Es ist möglich, gemeinsam an Dateien zu arbeiten, Präsentationen zu halten, seinen Bildschirm mit den anderen Teilnehmern zu teilen (ein deutlicher Vorteil gegenüber dem Versand von Dateien, da es sein kann, dass Teilnehmer das Programm, in welchem die Datei erstellt wurde, nicht verfügbar haben und somit sich die Datei nicht ansehen können oder zu unterschiedlichen Zeiten gelesen werden). Damit wird auch der gleiche Wissenstand der Teilnehmer garantiert. Die Rolle der Vortragenden kann wechseln und ist nicht an eine Person gebunden. Zudem bieten die Apps für Onlinekonferenzen die Möglichkeit, die Treffen und gestellten Fragen zu dokumentieren und zu speichern. Der Vorteil ist, dass die Teilnehmer in der Nachbereitung, wie in einem WiKi, auf die Informationen zugreifen können. Sicher ist vorher für das Unternehmen oder die Teilnehmer die Frage des Datenschutz bzw. der Datenspeicherung zu klären, besonders, wenn es sich um sensible Daten handelt. Wenn es sich um sensible Daten handelt, ist es empfehlenswert, nicht auf eine Online Meeting Lösung zuzugreifen, sondern eine festinstallierte Software für Onlinekonferenzen im Unternehmen anzuschaffen, um z.B. die Protokollierung nicht in einer Cloud vorzunehmen, wenn nicht sicher ist, wie und wo die Speicherung erfolgt und wie eben diese abgesichert ist. Für Privatpersonen: Natürlich ist die Onlinekonferenz nicht nur für Firmen interessant, sondern ebenso für Privatpersonen. Es ermöglicht jedem Menschen mit einem Internetzugang teilzunehmen und sich in beliebigen Themen fortzubilden oder zu informieren. Auch hier gelten dieselben Vorteile, wie für Unternehmen. Die Kosten sind skalierbar und es ist keine Reise erforderlich. Dem Veranstalter einer Onlinekonferenz ist es auf diesem Wege auch möglich, Sprecher ortunabhängig ein zu laden. Da dort ebenfalls keine Reisekosten für die Sprecher anfallen, können die „eingesparten“ Kosten im Idealfall für hochkarätige Vortragende investiert werden und es erhöht sich die Chance, deutlich mehr Sprecher zu einem Thema live dabei zu haben, da diese „nur“ die Zeit ihres Vortrags einplanen müssen. Der Mehrwert für die Teilnehmer ist neben dem Vortrag die Möglichkeit, direkt Fragen an den Vortragenden zu stellen. Hier muss vorher festgelegt werden, ob es ein virtuelles Handzeichen geben soll und die Teilnehmer ihre Fragen über das Headset stellen können, sobald sie aufgerufen wurden, oder ob die Fragen schriftlich gestellt werden, welche vom Vortragenden direkt live beantwortet werden. Der Vorteil der schriftlichen Fragestellung ist, dass der Vortragende auf die Fragen eingehen kann, wenn es in den Vortrag passt, bzw. durch das Speichern der Frage kann auch eine spätere Antwort erfolgen. Eine weitere Möglichkeit ist, eine Konferenz online mit bereits aufgezeichneten Interviews oder Vorträgen zu einem Thema zur Verfügung zu stellen, und parallel die Möglichkeit von Chats oder Diskussionen auf z.B. Facebook durchzuführen. Das Aufzeichnen einer Konferenz hat den Vorteil, dass diese zeitunabhängig gesehen werden kann und nicht der Keynotespeaker in Europa am Abend spricht, in den USA oder Asien ist es für die Teilnehmer zu einer ungünstigen Zeit (als Beispiel für eine aufgezeichnete Konferenz: TheFreedom Crowd) Auch nutzen Veranstaltungen wie z.B. GEDANKENtanken die Möglichkeit der Onlinekonferenz, um ein breiteres Publikum zu erreichen. Neben den Karten für die Vor-Ort-Veranstaltung kann man ebenfalls ein Ticket für einen Onlinezugang erwerben und live via Internet teilnehmen und die Vorträge verfolgen. Neben der Onlinekonferenz (many-to-many), die interaktiv sein kann, bietet sich auch die Möglichkeit des Webinars (one-to-many).

Quellen und Weblinks

Vergleichsportal für Onlinekonferenzprogramme http://www.telefonkonferenz.info

Onlinekonferenzprogramme cloudbasiert https://www.zoom.us/?zcid=1885&gclid=EAIaIQobChMIxbnGnOqW3AIVmYjVCh1dZwVaEAAYASAAEgJWzvD_BwE https://www.blizz.com/de/

Onlinekonferenzen für Business und Privatpersonen https://online-kongresse.info/

Beispiel einer aufgezeichneten Onlinekonferenz mit Facebook Diskussionsforum https://www.thefreedomcrowd.com/